商业地产企业常见法律纠纷的汇总及措施建议
发布时间：2023-05-11
文 | 席利思 汇业律师事务所 高级顾问
在开展商业地产企业法律服务的过程中，我们发现商业地产的主要诉讼及纠纷集中在以下法律关系中：工程类合同纠纷、买卖合同纠纷、租赁合同纠纷、伤害事故纠纷、服务类合同纠纷及劳动人事纠纷。
接下来，笔者将就上述各类纠纷分别展开简要分析，并提出具体的措施建议：
首先，在商业地产工程类合同纠纷中：
施工单位竣工备案资料的移交非常重要，工程的结算不应影响上述资料的移交，对此律师建议可以在合同中明确规定：在结算前施工单位就应提交全部竣工备案资料，以防止双方在结算过程中产生争议后施工单位通过拒绝移交该等资料使公司陷入被动局面。
第二点，在买卖合同纠纷中：
建议公司重视催款制度的完善及执行问题，加强定期汇总逾期付款客户的工作，并及时针对违约客户发函催告，以免超过诉讼时效。
第三点，在租赁合同的纠纷中：
1.建议公司的业务部门及时跟进各商户的经营及合同履约情况，一旦发生任何异常或违约情形（如擅自停业、拖欠各类款项等），应及时催告，并保存书面催告证据；
2.建议关注对商户资质的审查；
3.建议在出售已有租约的房屋时，应重视相关承租人优先购买权事宜的处理及相关告知函件的存档工作，及时向承租人书面告知，以排除风险；
4.建议在处理商户清场问题时重点关注强行撤场的处理流程是否规范，要避免野蛮撤场毁坏商户遗留物品的情况，相关物品注意妥善保存；
5.建议商业地产公司在作为管理人/代理人安排业主与商户自行签署合同的过程中，注意作为代理人/管理人的职责和义务，严格审核双方签署、履约情况，避免因存在管理过错而承担不利责任；
6.建议公司作为商场管理方/出租方，应尽可能避免实施业态调整等重大违约行为；或在合同条款中作明确说明；
7.公司应充分尽到各项作为出租方/管理人的各项义务，包括：（1）重视房屋质量问题，及时维修；（2）必须严格按照租赁合同约定的交付条件交付租赁房屋，无法达到的/不确定的条件切勿写入合同，以防纠纷；（3）应提前做好消防验收、竣工验收、环评等各项行政审批工作，以防租户以此为由拒付相应费用；（4）断水电前充分评估，确保符合合同约定的条件，并提前发送书面函告文件。
8.公司应就签订租赁意向书后双方因租赁合同条款无法达成一致而最终未能签署租赁合同的问题提前做好双方在合同磋商阶段往来意见的书面证据保留工作，以为日后界定双方责任提供有效证据；
9.出现商户逾期撤场的，公司相关部门须及时按合同约定对商铺进行妥善处理、及时收铺，以避免商铺空置、占用期间公司的损失进一步扩大。
第四点，在伤害事故纠纷中：
公司应充分尽到作为商场/管理方的安全保障义务，存在安全隐患处需要充分做好相关安全指引、警示标语，尽可能做到商场的全方位监控，以防出现事故后因举证不能而承担不利责任。
第五点，在服务类合同纠纷中：
公司针对对方履约情况、提交工作成果的确认、签字/签署工作应特别谨慎对待，一旦发现不合格部分，应及时书面函告，以为日后发生纠纷留存书面证据；同时，在协商一致解除合同时，如对方有未清款项，建议尽量要求其在签署终止文件前付清；或在终止文件中明确付清时间。
最后，在劳动人事纠纷中：
公司应注重书面劳动合同的及时订立；做好员工考勤记录/交接证明等重要人事档案的保存工作，以保证在发生劳动纠纷后我司能够顺利举证；公司单方解除劳动合同时的相关流程、处理应严格按照法律规定办理。
除综上内容外，笔者还总结了以下问题。这些问题几乎已成为商业地产历史诉讼案件中决定案件成败的关键因素，故律师建议商业地产公司可在日后工作中特别关注以下问题：
1.日常双方履约相关的往来文件、通知、送达凭证的保存及档案管理工作非常重要。
（1）在合同履约过程中，双方对合同履行有争议的、或出现对方违约的情形时，应特别注意及时催告/函告，并保存双方往来的书面有效凭证；
（2）尤其须做好离职人员的交接工作，相关档案资料的移交，以防资料丢失后缺乏证据而导致公司承担不必要的败诉风险；
（3）送达、函告、催告文件的内容及各项信息须完整明确，送达人、日期、发送人等信息表述清晰；
（4）通知、送达过程中，对方联系人或联系方式变更的情形需要谨慎处理，变更合同约定的联系人，需要对方出具有效书面通知文件。否则，严格按照合同中约定的送达地址送达，避免直接送达至对方口头认可的其他地址；
（5）公司相关部门应保存好每一次通知、函件的送达凭证，并留存一份送达文件内容备查；
（6）如对方出现违约情形，公司应及时催告、及时行使法律、合同约定的各项救济权利，并保存好各类催告及救济权利行使的书面证据。
2.公司销售、招商过程中相关人员的说辞须要注意，避免出现与实际情况不符/过份夸大事实的情况，相关说辞建议进行事先规范和培训，以防被客户留下不利证据。
3.与公司签署合同的公司/个人的签署形式及签署的有效性需要严格把关，保证为本人亲自、完整签署，以避免合同无效的风险。
4.公司的相关人事制度、销售方案、客户积分/优惠规则等文件内容及执行细则应尽量明确，以防日后各方就具体执行引发争议。
5.房屋销售/租赁合同中需要特别注意关于面积的定义和约定，避免产生混淆及后期双方对面积计算理解上的差异。
6.为减少案件执行上的障碍，建议针对可能逃避履行生效法律文书的个人/企业，做好诉前财产保全，并适时向法院申请限制被执行人实施变更法定代表人等影响执行的行为，防范执行风险。
综上，通过律师从商业地产企业历史诉讼案件的总结和分析来看，商业地产公司的日常合法合规运营、对公司合同范本进行提前约定及相关证据的妥善留存工作都是避免在日后诉讼中公司承担不利结果的重要措施。
